Pada perkembangan teknologi komputasi dan komunikasi dewasa ini, system informasi perusahaan hampir dapat dikatakan sangat mengandalkan dukungan teknologi informasi.Sistem informasi memiliki beberapa subset, salah satunya adalah system informasi akuntansi yang mutlak diperlukan bagi suatu organisasi entitas bisnis.
A. PENGERTIAN
SISTEM INFORMASI
Konsep mengenai system akan dapat
lebih kita pahami bila kita dapat mengetahui batasan batasan pengertian dan
defenisinya. Defenisi mengenai system itu sendiri sangat bemacam macam ,
tergantung segi-pandang masing- masing ahli yang telah melakukan pengkajian
pengkajian teoritas dan penelitian empiris mendalam tentang hal tersebut.
Berikut ini beberapa kutipan defenisi tentang system, sebelum kita b melakukan
sintesan dan menarik “benang merah”
untuk kemudian membuat suatu batasan pengertian atau defenisi mengenai system
yang dapat disepakati untuk dipergunakan lebih lanjut dalam buku ini.
Dalam Webster dictionary ( dalam
Davis ,1986,p.4),”A system is an
orgazined set of interrelated principles intended to explain the …working of a
systematic whole;an organized or established procedures (of operation); a
manner of classifying,symbolizing, or schematizing : harmonious arrangement, or
pattern bringing wqworder out of confusion.”Menurut McLeod (2011,p,9),A
system is a group of elements that are integrated with the common puspose of
achieving a objective”. Sedangkan menurut Mukhtar (1999,p 2), “Sistem adalah
suatu entity yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling
berintraksi untuk mencapai tujuan .
Checkland dan Scholes (1999,p.4-57) memberikan penjelasan –
penjelasan bahwa pada hakekatnya System
mempunyai karakteristik sebagai berikut
:
·
System adalah the name of the concept of a whole (Bertalanffy, 1968).
Istilah lain untuk system adalah org
(Gerals ,1964), integoin (Jakob,
1974), atau holon (Koestler, 1978). Menurut mereka , istilah system terdiri
dari hars system (well-defined system)dan
soft system(messy, ill unstructured, problem situations).
·
System
countains a set elements mutually
related such that the set counstitutes a whole having properties as an entity.
·
System
is not just a collection of parts (elements), but an integrated ,
hierarchically sub systems/elements/parts. The whole is more than the sum of
its parts.
·
One
off the system characteristics is emergent properties. To complete the idea of”a system”, we need to
add emergence and hierarchy two further concepts which bring in te idea of
survival.
·
Sytem
memiliki purpose full, sasaran / tujuan
(objectives’), dan constraints / kendala / keterbatasan.
·
System berkaitan dengan :a) effiacacy (does the means work?). befficiency
(amount of output divided by amount of resources used), dan
c)effectiveness is it meeting the
longger tern aim?). Kadang – kadang istilah efficacy di ganti dengan
economical, yang menurut Checkland overlap dengan pengertian efisien.
Berdasarkan batasan pengertian atau definisi
tersebut di atas, dapat di simpulkan bahwa system mempunyai karakteristik
sebagai berikut:
1. Sistem
adalah kumpulan kumpulan atau sumber daya yang saling berkaitan secara terpadu,
terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu dan bertujuan untuk
mencapai tujuan tertentu.
2. Memiliki
emergent properties dan bukan hanya sum
of whole parts (mempunyai karakteristik khusus yang menjadi “jiwa atau roh”
dari system tersebut)
3. Sistem
mempunyai sasaran yang akan dicapai.
4. Konstruksi
system terdiri dari : Masukan-Proses_Keluaran
Masukan
merupakan semua arus berwujud atau tak berwujud yang masuk ke system.Keluaran
terdiri dari semua arus keluar atau akibat yang dihasilkan Proses trdiri dari
metode yang digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran.
5. Sistem
memerlukan pengendalian
Pengendalian
merupakan proses pengaturan yang dipergunakan system untuk mengoreksi setiap
penyimpangan dari suatu rangkaian langkah untuk menuju sasaran.
6. Sistem
memiliki pengguna (pemakai, user,/end-user)
Setiap
system harus mengarahkan sub sistemnya agar dapat mencapai Sasaran.
7. Sistem
mempunyai keterbatasan (constraints).
8. Terdiri
subsistem yang membentuk suatu jaringan terpadu
Setiap
system terdiri dari lebih dari satu komponen yang saling terjalin satu sama
lain disebut subsistem, yang menjalankan
peran tertentu dan menjadi bagian di dalam system lebih besar.
B.
PENGERTIAN INFORMASI
Sumber dari
informasi adalah data.Data meupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau
data_item.
Data sebagai
input perlu diolah oleh suatu system pengolahan data agar dapat menjadi output,
yaitu informasi yang lebih berguna bagi pemakainya (user). Dari uraian tersebut
dapat dikatakan bahwa:
1.
Informasi adalah data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih bermanfaat dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.
2.
Data menggambarkan suatu kejadian –
kejadian (event) dan kesatuan nyata(fact dan entity).
3.
Informasi digunakan untuk pengambilan
keputusan . Bagi manajement suatu organisasi, informasi berguna untuk membantu
dalam pengambilan keputusan yang menentukan keberhasilan atau kesuksesan
organisasi pada masa yang akan datang.
C. KUALIFIKASI
INFORMASI
Kualitas informasi sangat ditentukan oleh perananannya
dalam memberikan knowledge kepada parah penggunanyauntuk pengambilan suatu
keputusan.menurut Weber (1999, p,897)kualitas informasi yang dihasilkan oleh
system informasi memiliki dampak pada persepsi user terhadap kegunaan dan
kemudahan system informasi tersebut. Beberapa atribut dari kualitas informasi
antara lain:
1. Authenticity/keaslian
/kebenaran.
2. Accuracy/ketelitian/ketetapan/kecermatan.
3. Completeness/kelengkapan.
4. Uniqueness/keunikan.
5. Timeliness/ketetapan
waktu.
6. Relevance/berhubungan/keterkaitan.
7. Comprehensibility/dapat
dipercaya.
8. Precision/ketelitian.
9. Conciseness/keringkasan
yang padat.
10. Informativeness/memberikan
keterangan.
Dari
berbagai pendapat disimpulkan bahwa mutu suatu informasi yaitu agar bias lebih
berguna harus memiliki beberapa ciri – ciri atau karakteristik berikut:
1. Akurat,
reliable (dapat dipercaya), berarti informasi harus terbebas dari kesalahan- kesalahan dan tidak
menyesatkan para user-nya (free from
error).
2. Relevan
(cocok atau sesuai). Informasi yang relevan harus memberikan arti kepada para
pengguna.
3. Timely
(tepat waktu). Informasi disajikan tepat
pada saat dibutuhkan dan bias mempengaruhi proses pengambilan keputusan.
4. Complete
(lengkap). Informasi yang di sajikan lengkap, termasuk di dalamnya semua data
yang relevan.
5. Understandable
(dimengerti), informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah
dimengerti oleh si pembuat keputusan.
6. Verifiable
(Informasi yang dihasilkan tidak bias ,
menyebabkan perbedaan dalam memahaminya.
7. Accessible,
Informasi yang dikatakan accessible bila tersedia pada saat diperlukan dalam
format yang sesuai dengan kepentingnya.
Perlu
dicatat, bahwa dalam usaha meningkatkan kualitas informasi, paling tidak
terdapat dua pertimbangan yaitu: manfaat dan biaya untuk mendapatkannya suatu informasi
dikatakan bernilai apabila manfaat dari informasi tersebut lebuh efektif
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.
D. EPISTEMOLOGI
SISTEM INFORMASI
Epistemologi atau perkembangan
system informasi secara kronologis dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Sistem
pengolahan data berkembang dari manual,
menggunakan peralatan (antara lain mekanis),
unit record system, dan selanjutnya dengan computer dan teknologi lainya .
Dalam bidang aplikasi akuntansi , semula computer hanya untuk pengolahan data(electronicdata
processing, EDP)
2. Dengan
adanya ekspektasi tinggi terhadap kemampuan komputer dalam mendukung
pengambilan keputusan , maka dicetuskan ide atau konsep SIM. Sub – sub system
yang terdapat pada system informasi manajemen fungsional misalnya adalah sistem
informasi manajemen pegawaian.
3. Ide
SIM ternyata tidak segera terbukti seperti yang diharapkan , sehingga kemudian
berkembang berbagai subsistem alternatif dan komplementernya, antara lain :EUC
(end user computing), DSS(decision support system), EpS(expert system) atau KBS
(knowledge-based system), EIS(executive information system), OAS(office
automation system), dan bahkan saat ini telah diintrodusir EntIS(enterprise
information system).
E. SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN
Di antara berbagai tugas dan fungsi
utama dari para pengelola organisasi (manager)
yang perlu kita catat dalam kaitannya dengan topiks pembahasan kita ialah:
perencanaan, pengendalian, dan evaluasi terhadap kegiatan kegiatan – kegiatan
operasi-onal organisasi yang dipimpinnya. Ketika organisasi menjadi makin besar
dan dengan lokasi yang semakin tersebar. Maka informasi dapat merupakan salah satu alat bantu
pimpinan untuk menjalankan tugas dan fungsi-fungsinya. Karena pentinya
peranan informasi tesebut bagi pimpinan
(management), maka suatu sistem yang dapat menjamin penyajian informasi yang
handal dan bermanfaat bagi manajemen organisasi disebut dengan istilah sistem
informasi manajemen( mana-gement
information system).
Mekanisme tatakerja, prosedur
kerja, dan interaksi sumberdaya atau
bagian / komponen yang secara keseluruhan membentuk suatu pola untuk penyajian
informasi bagi para manajer dengan menggunakan dukungan teknologi informasi
disebut sistem informasi manajemen (SIM)/management
information system) .
Kemajuan teknologi yang
memungkinkan terminal computer di letakkan pada jarak yang cukup jauh dari
central processing unit (CPU), apalagi kemudian dibuat berbagai mesin, seperti point of sale, komputer micro, serta
teknologi jaringan komunikasi data
menjadikan komputer sebagi alat pendukung proses transaksi (transaction processing systems),
khususnya di bidang transaksi bisnis/akuntansi.
F. SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI
Dari uraian di atas dapat dipahami
bahwa sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan salah satu subsistem informasi
yang lebih awal diimplementasikan , dan bahkan lazimnya menjadi salah satu
komponen utama dalam pengembangan subsistem informasi lainnya.
1. Prinsip
– prinsip Sistem Akuntansi
Prinsip-prinsip yang harus
dipertimbangkan di dalam penyusunan sistem informasi akuntansi adalah:
·
Keseimbangan biaya dengan manfaat
Yang di maksud dengan keimbangan
antara biaya dengan manfaat (cost
effectiveness balance)ialah bahwa sistem akuntansi suatu perusahaan harus
di susun dengan sebaik – baiknya, tetapi dengan biaya yang semurah murahnya.
·
Luwes dan dapat memenuhi perkembangan
(khususnya :teknologi)
Ciri khas suatu perusahaan modern
adalah perubahan (organization change). Setiap perubahan harus trus menerus
menyesuiakan diri dengan lingkungan dan perkembangannya, termasuk perubahan
kebijakan , perubahan peraturan dan perkembangan teknologi.
·
Pengendalian internal yang memadai
Suatu sistem akuntansi harus dapat menyajikan informasi akuntansi
yang diperlukan oleh pengelola
perusahaan sebagai perteanggungjawaban kepada pemilik, maupun kepada pihak
- pihak yang berkepentingan lainnya.
·
Sistem pelaporan yang efektif Bila kita
menyiapkan laporan, maka pengetahuan tentang pemakai laporan (yaitu mengenai
keinginanannya, kebutuhan saat ini dan yang akan dating) dapat diketahui dengan
sebaik – baiknya sehingga kita dapat menyajikan informasi yang relevan dan
dipahami oleh mereka yang menggunakannya.
2. Tujuan
Sistem Informasi Akuntansi
Tersirat dari defenisi sistem
akuntansi, dapat disimpulkan bahwa tujuan dari sistem akuntansi adalah untuk
menyajikan informasi kepada berbagai pihak yang membutuhkan informasi tersebut,
baik pihak internal maupun pihak eksternal. Sistem akuntansi adalah sistem
informasi , atau salah satu subset/subsistem dari suatu sistem informasi
organisasi. Menurut buku terjemahan Hall(2001,h.18), “ Pada dasarnya tujuan
disusunnya sistem informasi adalah:
a. Untuk
mendukung fungsi pertanggungjawaban (akuntabilitas, stewardship) kepengurusan (manajemen)
suatu organisasi/perusahaan, karena manajemen bertanggung-jawab untuk
menginformasikan pengaturan dan penggunaan sumber daya organisasi dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi tersebut.
b. Untuk
mendukung pengambilan keputusan manajemen , karena sistem informasi memberikan
informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen untuk melakukan tanggung jawab
pengambilan keputusan.
c. Untuk
mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari.
Menurut
rangkuman berbagai sumber, sistem informasi akuntansi memiliki tujuan atau
manfaat/kegunaan sebagai berikut :
a. Untuk
melakukan pencatatan(recording) transaksi dengan biaya klerikal seminimal .
b.
Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan
oleh sistem yang sudah ada.
c.
Untuk menerapkan(implementasikan)sistem
pengendalian intern,memperbaiki kinerja dan tingkat keandalan(reliability)
informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai tanggung
jawaban (akuntansibilitas).
d.
Menjaga/meningkatkan perlindugan
kekayaan perusahaan.
G.
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
Akhir alhir ini
telah dikembangkan diperkenalkan suatu software yang dapat mendukung sistem
informasi terpadu(integrated information
systems) yang disebut ERP( enterprise
resource planning) atau kadang kadang disebut EntIS (interprice information system). EntIS adalah nama yang diberikan
kelompok yang mengembangkan sistem aplikasi itu, yang pada umumnya mempunyai
latar belakang akuntansi.
Seperti yang
diketahui bahwa SIA bersifat mandatory, artinya menjadi kewajiban pengurus perusahaan untuk pertanggungjawabkan
kepengurusannya dengan dukungan SIA.
Salah satu hasil utama SIA adalah laporan akuntansi keuangan (financial statements) untuk para stockholder
dan stakeholder .
Contoh kelemahan
SIA adalah bersifat informasi yang delayed misalnya kartu gudang (yang dikelola
fungsi gudang) tidak selalu sama dengan kartu persediaan (yang dikelola fungsi
akuntansi), akibat belum seluruh barang masuk atau pengambilan barang segera
dicatat olegh fungsi akuntansi. Di bidang personalia yang termasuk dalam domain
akuntansi adalah payroll, sedangkan mengenai
rekruitmen pegawai, peencanaan karier pegawai , dan informasi
kepegawaian lain tidak dapat diinformasikan oleh SIA.
ERP adalah
sistem informasi berbasis teknologi informasi dengan modulsaling berhubung.
Model ialh bagian terkecil dalam software yang mempunyai fungsi sendiri. ERP
merupakan sistem informasi terpadu (integrated)
antar modul, bahkan antara dukungan operasional dengan SIA. Model satu
terhubungdengan modul lain secara langsung, memudahkan dan meningkatkan keakuratan data, karena output dari suatu modul otomatis menjadi
input bagi modul lain, dan langsung diproses pada modul tesebut, sehingga data
di modul yang berhubungan ini langsung ter-update.
ERP ialah paket intergrated software software dalam
mendukung business processes. ERP
dugunakan oleh industri dengan tujuan untuk lebih mampubesaing secara
kompetitif pada bidang produksi, distribusi serta aspek keuangan.
Beberapa
perusahaan yang menjual software ERP ialah:
1.
SAP .Pasar terbesar dipegang oleh
SAP (Systems, Application, and Product in
Data Processing)
2. ORACLE
, software supplier terbesar nomor 2
di dunia, dibuat oleh amerika pada tahun 1977.
3. Peoplesoft,
dibuat pada tahun 1987 dan termasuk pasar 1992 . PeopleSoft merupakan ketiga
terbesar .
4. BAAN,
diciptakan di Netherlands pada tahun 1978, memiliki3.000 pelanggan saat mereka
memenangkan perjanjian dengan Boeing pada tahun 1994.
5. J.D.Edward,
saat ini tersedia dalam bentuk Windows
NT , UNIX, dan AS/400, memiliki 7% pasar ERP.
H.
KUALITAS SISTEM INFORMASI
Sistem informasi
yang baik perlu di persiapkan secara baik dan terencana. Manajer yang membawahi
fungsional system informasi, disebut chief of Information Officer(CIO)
Dari berbagai
teori tersebut dapat disimpukan bahwa ukuran, kualitas, sistem aplikasi atau
software menurut pandangan pemakainya antara lain ialah :
1. Efective
(effective doing the right things, artinya system informasi tersebut dapat
memenuhi kebutuhan para penggunanya(sesuai user need atau user requirements)
2. Efesien
(Effesient doing things right), yaitu dengan sumberdaya informasi tertentu
dapat menghasilkan output semaksimal mungkin.
3. Ekonomis
(dalam perhitungan cost benefit tersedianya system informasi layak secara
ekonomis
4. System
komputerisasi (sering disebut dengan istilah dengan aplikasi, application system)
Beberapa langkah yang dapat dilakukan dalam mengukur
intangible benefit penggunaan TI misalnya adalah
·
Konsepkan rantai sebab akibat dari
system yang akan diimplementasikan.
·
Identifikasi kemungkinan-kemungkinan
perubahan dan masalah yang akan timbul.
·
Pertimbangan ukuran-ukuran perubahan
yang dapat diukur(ter-ukur)
·
Bila dampak dapat dipertimbangkan dengan
jelas, lanjutkan step berikutnya
·
Buat ukuran-ukuran monometer misalnya:
ROI, NPV,IRR.
I.
FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN IMPLEMENTASI
Menurut
Vlandimir Zwass (1998,p.49)faktor yang harus diperhatikan untuk mencapai
keberhasilan inplementasi sistem informasi adalah :
a) Organizational
Fit
b) Dukungan
manajemen
c) The
process of change management
d) Peran
pengguna dalam proses implementasi
e) Motivated
and trained users
f) Manajemen
dan proses inplementasi
g) System
Quality
h) Tingkat
kompleksitas dan resiko
J.
UKURAN KESUKSESAN SISTEM INFORMASI
Berbagai macam
kriteria setelah dikembangkan, tetapi menurut kenneth C. Laudon dan jane p.
Lauden(1995,p403/404) , ukuran kesuksesan sestem informasi yang paling banyak
digunakan adalah sebagai berikut :
a)
High
Levels of system use
b)
User
satisfiction with the system
c)
Pavorable
attitude of users
d)
Achieved objectives
e)
Financial
payoff to thr organization.
Dari pendapat diatas dapat dikatakan bahwa faktor
yang menjadi ukuran keberhasilan implementasi sistem informasi bersifat
relatif, kombinasi ukuran keberhasilan implementasi diungkapkan berbeda beda.
Namun demikian , secara umum dapat disimpulkan bahwa ukuran keberhasilan
implementasi ialah :
a) Tingkat
Kegunaan Sistem (Hight Level Of System Use)
b) Kepuasaan
Pengguna Sistem (User Satisfaction)
c) Tingkat
Percapaian Tujuan (Achieved Objectives)
d) Kualitas
Informasi(Information Quality)
e) Sifat
yang mengutungkan (Favorable Attitudes Of Users)
0 komentar:
Posting Komentar